Instrukcja kancelaryjna

(wyciąg z Instrukcji Kancelaryjnej Powiatowego Urzędu Pracy w Bolesławcu)

5. Załatwianie spraw.

 

5.1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najprostsze i najbardziej celowe metody.

 

5.2. Załatwienie sprawy może być ustne lub pisemne. Należy szeroko stosować formę ustnego załatwiania spraw. Fakt takiego załatwienia sprawy należy odnotować na piśmie lub w szczególnych przypadkach sporządzić notatkę o sposobie i dacie załatwienia sprawy.

 

5.3. W korespondencji wewnętrznej można posługiwać się tzw. korespondentkami  pisanymi w dwóch egzemplarzach oraz współużytkowanymi katalogami zabezpieczonymi hasłami udostępnionymi upoważnionym pracownikom.

 

5.4. Przy pisemnym załatwieniu spraw obowiązują następujące zasady:

1.      każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem,

2.      każde pismo oznacza się znakiem sprawy,

3.      w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,

4.      adres pisze się w pierwszym przypadku,

5.      wskazówki dotyczące sposobu wysłania pisma (polecony, ekspres) umieszcza się nad adresem,

6.      pod tekstem, po lewej stronie podaje się liczbę załączników oraz adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

 

5.5. Projekty pism (opracowań) podlegają zatwierdzeniu przez bezpośredniego zwierzchnika, przed ich przedłożeniem do podpisu Dyrektorowi.

Kompetencje w zakresie aprobaty projektów pism ustala Dyrektor.

Pisma, które mają być powielone w większej liczbie wymagają aprobaty kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionej osoby.

 

5.6. W odniesieniu do pism rozsyłanych do większej liczby odbiorców należy stosować rozdzielnik hasłowy, opracowany w Urzędzie.

Przy załatwianiu spraw telefonogramem obowiązuje zanotowanie nazwiska i stanowiska służbowego nadającego i przyjmującego telefonogram oraz czas nadania.

 

6. Terminy załatwiania spraw i ponaglenia.

 

6.1.  Terminy załatwiania spraw wynikają z obowiązujących przepisów lub ustaleń jednostek nadrzędnych albo z poleceń zwierzchników.

 

6.2.   Sprawy szczególnie ważne lub terminowe kierownik oznacza słowem „pilne”.

 

6.3.  Sprawy wymagające terminowego załatwienia przez poszczególnych referentów spraw, nadesłane przez inne jednostki lub komórki organizacyjne, odpowiedzi lub wyjaśnienia do załatwianych w komórce spraw  jak również sprawy wymagające wznowienia w określonym terminie - należy ewidencjonować w odpowiednich komórkach organizacyjnych.

 

6.4.  Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwienia spraw należy do obowiązków referentów spraw i  sekretariatu.

W przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy kierownik właściwej komórki organizacyjnej podejmuje odpowiednie decyzje w tym zakresie.

 

6.5. W przypadku niezałatwienia sprawy w wyznaczonym terminie, obowiązkiem oczekującej na załatwienie jednostki lub komórki organizacyjnej (referenta sprawy) jest przeprowadzenie odpowiedniej interwencji w jednostce lub komórce organizacyjnej, która nie załatwiła, przedmiotowej sprawy w wyznaczonym terminie.